Compliance Richtlinie
Einleitung
Dieses Handbuch definiert die Maßnahmen und Aktivitäten zur Umsetzung von Compliance innerhalb der Meyer Logistik Gruppe und enthält alle wesentlichen Beschreibungen zur Aufbau- und Ablauforganisation der Compliance-Organisation.
Grundlagen
Compliance bedeutet die Übereinstimmung des Verhaltens aller Mitarbeiter und der Geschäftsleitung mit gesetzlichen und unternehmenseigenen Regeln, wie sie im Verhaltenskodex und weiteren Richtlinien des Unternehmens festgelegt sind. Unsere Unternehmensgruppe hat sich dazu entschlossen, die von ihr bereits langjährig praktizierte Rechtstreue nunmehr auch schriftlich gegenüber den im Unternehmen verantwortlichen Mitarbeitern niederzulegen und dadurch deren Ernsthaftigkeit für die Unternehmensleitung zu unterstreichen. Es sollen für alle Mitarbeiter sowie die Unternehmensführung verbindliche Richtlinien aufgestellt sowie allen betroffenen Mitarbeitern zur Kenntnis gebracht werden. Ziel des Compliance-Management-Systems ist es, sämtliche internen und externen Gesetze, Vorschriften und Richtlinien einzuhalten. Die Einhaltung hat über das gesamte Unternehmen in allen Bereichen uneingeschränkt zu erfolgen, was zur Folge hat, dass damit bestehende Haftungsrisiken für die Gesellschaft und die verantwortlichen Geschäftsführer insoweit minimiert werden, als dass man auf die Richtlinien und klare Verantwortlichkeiten verweisen kann.
Compliance-Kultur
Die Compliance-Kultur wird im Wesentlichen durch die Integrität seiner gesetzlichen Vertreter und das uneingeschränkte Bekenntnis des Managements zu einer verantwortungsvollen Geschäftsführung im Einklang mit den zu beachtenden Regeln und gesetzlichen Vorschriften bestimmt. Hierzu hat die Geschäftsführung Verhaltensgrundsätze definiert, welche im Verhaltenskodex niedergelegt sind und welcher für alle Mitarbeiter, Führungskräfte und die Geschäftsführung verbindlich ist. Die Geschäftsführung und das Management wissen um die Vorbildwirkung und verpflichten sich zu einer gesetzlich und ethisch einwandfreien Geschäftsführung und bekennen sich zu den im Verhaltenskodex niedergelegten Grundwerten („Tone from the Top“).
Gesamtverantwortung / Null – Toleranz
Compliance kann nur funktionieren, wenn alle Mitarbeiter ihr Handeln an diesen Grundwerten ausrichten. Daher tragen alle Mitarbeiter dafür Verantwortung, diese Regeln bei der täglichen Arbeit zu beachten und anzuwenden. Unsere Unternehmensgruppe verfolgt bei Compliance eine Null-Toleranz-Strategie. Das bedeutet, dass jede das Unternehmen schädigende Handlung ohne Ansehen der Person verfolgt, aufgeklärt und entsprechend der Schwere des Verstoßes geahndet wird.
Compliance-Organisation
Gesamtverantwortung der Geschäftsführung
Die Compliance-Organisation ist ein selbständiger Bestandteil der unternehmensweiten Corporate Governance. Der Geschäftsführung obliegt die Verantwortung für die Einhaltung der Vorschriften und somit für das Thema Compliance. Die Struktur des Risikomanagements ist in allen maßgeblichen Geschäftsabläufen verankert.
Die Zuständigkeiten und Abläufe des Risikomanagements sind wie folgt organisiert:
- Der Compliance Officer, der direkt an die Geschäftsleitung berichtet, überwacht die Umsetzung.
- Der Menschenrechtsbeauftragte ist verantwortlich für die Gesamtkoordination des Risikomanagements.
- Ein unabhängiges Team oder ein externer Berater führt die detaillierte Untersuchung und Bearbeitung von Beschwerden durch.
- Regelmäßige Schulungen und Kommunikationsmaßnahmen fördern eine Kultur der Compliance im gesamten Unternehmen.
Diese Struktur stellt sicher, dass Compliance und Risikomanagement integrale Bestandteile unserer Geschäftsprozesse sind. Regelmäßige Schulungen und Kommunikationsmaßnahmen fördern eine Kultur der Compliance und unterstützen die Einhaltung der gesetzlichen und unternehmenseigenen Richtlinien. Interne Audits und externe Beratung gewährleisten, dass der Menschenrechtsbeauftragte objektiv handelt.
Ziele der Compliance – Organisation
Ziel der Compliance-Organisation ist es zu gewährleisten, dass die Compliance-Grundsätze und Maßnahmen der Compliance-Organisation von den Betroffenen (Mitarbeitern, Führungskräften, etc.) nach Maßgabe ihrer jeweiligen Verantwortung zur Kenntnis genommen und bei der täglichen Arbeit beachtet werden („Tone from the Middle“).
Weiterhin ist das Ziel, Risiken für Verstöße gegen die betreffenden Regeln rechtzeitig zu erkennen und Verstöße zu verhindern sowie bereits eingetretene Verstöße an den Compliance Officer zu berichten, damit (a) der Verstoß sofort abgestellt werden kann, (b) der Verstoß gegebenenfalls disziplinarisch geahndet werden kann sowie (c) nötigenfalls die Compliance-Organisation / der Prozess verbessert werden kann.
Aufgaben der Compliance – Organisation
Der Compliance Officer hat folgende Aufgaben:
- Entwicklung und Umsetzung des Compliance-Programms und Durchführung der hierfür notwendigen Aktivitäten zusammen mit den Führungskräften (Zentrale & Regionen), die in der Verantwortung stehen für ihre jeweilige Organisation.
- Laufende Information und Berücksichtigung der wirtschaftlichen wie rechtlichen Veränderungen im Unternehmen und im Unternehmensumfeld, um möglichen Compliance-Verstößen vorzubeugen.
- Entwicklung und Implementierung von geeigneten Kommunikationsmaßnahmen der im Compliance-Programm festgelegten Grundsätze.
- Ansprechpartner für die Geschäftsführung, das Management und die Mitarbeiter bei Fragen und Hinweisen zu Compliance.
- Unabhängige Durchführung von Kontrollen in den Fachbereichen zur Überprüfung der Umsetzung von Compliance-Verstößen.
- Regelmäßiger, vierteljährlicher Bericht an die Geschäftsführung über den Stand der Umsetzung des Compliance-Programms sowie aller Vorfälle.
Compliance – Programm
Das Compliance-Programm umfasst Maßnahmen, Aktivitäten und Prozesse, mit denen sichergestellt werden soll, dass das Geschäft stets im Einklang mit Recht und Gesetz sowie den internen Prinzipien und Regeln steht. Hierzu zählen insbesondere, aber nicht ausschließlich:
- die Einhaltung straßenverkehrs- und zulassungsrechtlicher Vorschriften beim Betrieb der Fahrzeuge,
- die Einhaltung der Sozialvorschriften im Straßenverkehr,
- die Einhaltung steuerrechtlicher Vorschriften,
- die Einhaltung beihilfe- und subventionserheblicher Vorschriften,
- die Einhaltung bußgeld- und strafrechtlicher Vorschriften,
- die Einhaltung der gültigen Hygienestandards.
In diesem Zusammenhang wird eine gesonderte Pflichtenübertragung auf die in den Niederlassungen tätigen Logistik- bzw. Regionalleiter im Detail erfolgen. Ungeachtet dessen sind sämtliche Mitarbeiter zur Einhaltung der vorgenannten Vorschriften verpflichtet.
Das Programm gliedert sich in drei Handlungen:
Vorbeugen, Erkennen und Reagieren.
Das ML Compliance-Programm
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Vorbeugen
Durch unmissverständliche und konsequent implementierte Richtlinien wird wesentlich dazu beigetragen, dass unlauteres Verhalten bereits im Ansatz vermieden wird. Der für alle Mitarbeiter verbindliche Verhaltenskodex (Code of Conduct) ist der Kern des Compliance-Programms.
Richtlinien / Prozesse
Verhaltenskodex / Code of Conduct (CoC)
Der CoC enthält die wesentlichen und für alle Mitarbeiter verbindlich zu beachtenden Verhaltensgrundsätze, welche sich zum Teil auch aus den Richtlinien ableiten lassen. Diese Verhaltensgrundsätze beziehen sich nicht nur auf die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften, sondern auch auf darüber hinaus zu beachtende Werte und Ethik-Grundsätze des Unternehmens. Der Verhaltenskodex wird allen Mitarbeitern ausgehändigt bzw. in den Onboarding-Prozess für neu eintretende Mitarbeiter integriert. Der Erhalt bzw. die Kenntnisnahme des CoC ist von den Mitarbeitern durch Unterschrift zu bestätigen.
Compliance-Richtlinie mit Compliance-Programm
Diese Richtlinie fasst die wesentlichen Grundlagen, Aufgaben und Ziele der Compliance-Organisation, der Einrichtung des Compliance Officer und des von ihm verantworteten Compliance-Programms zusammen. Diese Richtlinie wird einmal jährlich überarbeitet und an die ggf. veränderten Bedingungen / Änderungen angepasst.
Richtschnur für das Handeln der Mitarbeiter sind die allgemein anwendbaren gesetzlichen Vorschriften sowie die aus den verschiedenen Fachbereichen stammenden und jeweils im Intranet veröffentlichten ML-Richtlinien (IT, Dienstwagen, Home Office, DSGVO, Fahreranweisungen usw.). Unabhängig von der fachlichen Zuständigkeit obliegt der Compliance-Organisation die jährliche Überprüfung der ML-Richtlinien auf Einheitlichkeit, Richtigkeit, Vollständigkeit und Angemessenheit (Richtlinien-Management). Verbesserungs- bzw. Ergänzungsvorschläge werden von der Compliance-Organisation an den jeweiligen Fachbereich adressiert.
Veröffentlichungen neuer bzw. Ergänzungen / Änderungen bestehender Richtlinien sind mit dem Compliance Officer abzustimmen. In allen Richtlinien sind der erstellende Fachbereich bzw. der verantwortliche Verfasser der Richtlinie zu nennen, der Zweck bzw. der Adressatenkreis der Richtlinie anzugeben sowie das (Erst-)Veröffentlichungsdatum und die Version bzw. Änderungshistorie zu vermerken. Die Compliance-Organisation stellt ein Muster für eine Richtlinie zur Verfügung, in welcher die vorgenannten Punkte berücksichtigt sind.
Veröffentlichung der Richtlinien
Richtlinien werden nach der Freigabe durch die Compliance-Organisation und der anschließenden Genehmigung durch die Geschäftsführung zentral an einheitlicher Stelle im Intranet (LM-Connect) veröffentlicht und in den Onboarding-Prozess integriert. Weitere Trainings- und Kommunikationsmaßnahmen tragen dazu bei, dass die Regeln und Richtlinien von den Führungskräften und Mitarbeitern verstanden und angenommen werden.
Training
- Zur Vermittlung der wesentlichen Elemente des CoC und des Compliance-Programms wird eine Online-Schulungsanwendung bereitgestellt, welche über einen Link aufgerufen werden kann. Die Compliance-Schulung mit dem integrierten Abschlusstest ist verpflichtend für alle kaufmännischen Mitarbeiter einmal jährlich zu absolvieren.
Präsenzschulung für Führungskräfte
Für die Führungskräfte – sowie auf Anforderung auch für Mitarbeiter – werden Präsenzschulungen zum CoC und zu Compliance durchgeführt. Eine nachgewiesene Teilnahme an einer Präsenzschulung ersetzt die Durchführung der Online-Schulungsanwendung.
Kommunikation
Kommunikationskonzept („Tone from the Top“) Sämtliche Kommunikationsmaßnahmen zur Vermittlung der Compliance-Inhalte beruhen auf einem Kommunikationskonzept, welches entsprechend der Inhalte, der Zielgruppe und der angestrebten Wirkungstiefe das jeweils optimale Kommunikationsmedium auswählt und den „Tone from the Top“ (=klares Bekenntnis der Geschäftsführung) einschließt.
Persönliche Kommunikation („Talk about it“) Schulungen und persönliche Kommunikation sind ein zentrales Element der Compliance-Kommunikation. Der regelmäßige Austausch mit Mitarbeitern, Führungskräften und dem Management gewährleistet, dass die Mitarbeiter über den aktuellen Stand der Compliance-Organisation informiert sind und den jeweiligen Ansprechpartner bei Fragen zu Compliance kennen. Zu den persönlichen Kommunikationsmaßnahmen zählen unter anderem institutionalisierte Gespräche mit Führungskräften im 4-Augen-Gespräch als auch in kleinen Gruppen (Compliance-Talks), sowie der Erfahrungs- und Informationsaustausch innerhalb der Compliance-Organisation.
Elektronische Kommunikation Im LM-Connect gibt es einen „Compliance“-Ordner mit allen relevanten Dokumenten der Compliance-Organisation für Information und Wissensvermittlung („Find it“). Dies umfasst neben dem CoC und der Compliance-Richtlinie auch Schulungsunterlagen, Leitfäden, Prozessdokumentationen, Organigramme und Verantwortungsbereiche. Zudem sind Checklisten und Selbstcheck-Tools für Vorgänge wie die Annahme und Gewährung von Zuwendungen verfügbar („Check it“). Für Anregungen zur Verbesserung steht die E-Mail-Adresse compliance@meyer-logistik.com zur Verfügung („Improve it“).
Erkennen
Unerlässlich für eine effektive Compliance ist die Aufklärung regelwidrigen Verhaltens. Durch zuverlässige Meldewege über das interne Helpdesk und durch den Schutz interner Hinweisgeber vor Sanktionen wird sichergestellt, dass mögliches Fehlverhalten gemeldet, untersucht und aufgeklärt werden kann.
Helpdesk
Compliance-Hotline
Es besteht eine Compliance-Hotline, welche per Telefon (06175 4007 917) bzw. E-Mail (compliance@meyer-logistik.com) erreichbar ist, und über welche Hinweise auf Verdacht eines regelwidrigen Verhaltens gemeldet werden können („Tell us“). Alle Hinweise werden absolut vertraulich behandelt und können auf Wunsch auch anonym abgegeben werden. Meyer Logistik duldet keinerlei Repressalien gegenüber Hinweisgebern.
Über die Hotline können auch Fragen zur Anwendung und Auslegung der CoC bzw. der Richtlinie gestellt werden („Ask us“) bzw. Genehmigungen für die Annahme eines Geschenks bzw. einer Zuwendung eingeholt werden („Approve it“).
Kontrollen, Untersuchungen
Untersuchungen Alle über das Helpdesk eingegangenen Hinweise auf ein regelwidriges Verhalten werden durch den Compliance Officer untersucht.
Kontrollen Der Compliance Officer führt regelmäßig Kontrollen hinsichtlich der Umsetzung des Compliance-Programms in den einzelnen Fachbereichen durch und ob die Regelungen durchgehend beachtet bzw. Compliance-Verstöße eingetreten sind. Bei der Durchführung von Kontrollen kann der Compliance Officer auch auf Erkenntnisse aus der Prüfungstätigkeit vom Qualitätsbeauftragten zurückgreifen, welche dem Compliance Officer die Feststellungen aus den Prüfungsberichten zur Verfügung stellt.
Fachbereichsinterne Kontrollen Unabhängig von durch den Compliance Officer durchgeführten Kontrollen obliegt es den Führungskräften in ihren Bereichen durch regelmäßige, prozessbegleitende Kontrollmaßnahmen sicherzustellen, dass die gesetzlichen Vorschriften und Compliance-Regeln bekannt sind und eingehalten werden.
Reagieren
Verhinderung sowie unverzügliche Beseitigung von Verstößen
Sobald ein drohender Verstoß gegen die Compliance erkannt wird, sind alle geeigneten Maßnahmen zu ergreifen, um diesen zu verhindern. Sollte der Verstoß bereits eingetreten sein, ist er unverzüglich abzustellen.
Disziplinarische Ahndung von Verstößen
Compliance-Verstöße werden je nach Schwere des Verstoßes mit den arbeitsrechtlich zulässigen Sanktionsmöglichkeiten geahndet. Die Entscheidung hierüber obliegt der Geschäftsführung unter Wahrung der gesetzlichen Beteiligungsrechte, Zuständigkeiten und Verfahrensvorschriften.
Fallverfolgung / Reporting
Berichte bzw. Hinweise auf regelwidriges Verhalten und mögliche Compliance-Verstöße werden vom Compliance Officer zentral und einheitlich dokumentiert und kategorisiert. Alle Fälle sind Bestandteil des Reporting des Compliance Officers an die Geschäftsführung. Der Compliance Officer berichtet regelmäßig, in der Regel vierteljährlich, an die Geschäftsführung über den Stand der Umsetzung des Compliance-Programms und alle im Berichtszeitraum aufgetretenen Compliance-Verstöße und den Status der hiergegen ergriffenen Maßnahmen.
Mängelbeseitigung
Erkenntnisse aus der Untersuchung eingetretener Vorfälle werden dazu genutzt, Vorkehrungen dafür zu treffen, dass sich diese nicht wiederholen können. Hierzu gehört die Anpassung und Verbesserung bestehender Prozesse und die Implementierung neuer Maßnahmen, um zukünftige Verstöße zu verhindern.
Maßnahmen zur Sicherstellung der Verschwiegenheit
Vertraulichkeitsvereinbarungen
Alle Mitarbeiter, die am Beschwerdeverfahren beteiligt sind, unterschreiben Vertraulichkeitsvereinbarungen, um die Vertraulichkeit der Informationen zu wahren. Diese Vereinbarungen verpflichten die Mitarbeiter, alle im Rahmen ihrer Tätigkeit bekannt werdenden Informationen streng vertraulich zu behandeln und keine unbefugten Dritten darüber zu informieren.
Schulung und Sensibilisierung
Regelmäßige Schulungen zur Bedeutung der Vertraulichkeit und den gesetzlichen Anforderungen werden durchgeführt. Diese Schulungen erhöhen das Bewusstsein der Mitarbeiter und fördern die Einhaltung der Compliance-Richtlinien. Mitarbeiter werden darin geschult, wie sie vertrauliche Informationen schützen und den Datenschutz gewährleisten können.
IT-Sicherheitsmaßnahmen
Der Zugang zu Informationen im Beschwerdeverfahren ist auf berechtigte Personen beschränkt und durch technische Maßnahmen wie verschlüsselte Datenübertragung und gesicherte Zugänge geschützt. Diese IT-Sicherheitsmaßnahmen stellen sicher, dass sensible Daten nur von autorisierten Personen eingesehen und verarbeitet werden können, wodurch die Integrität und Vertraulichkeit der Informationen gewahrt bleibt.
Vertraulichkeit der Identität
Anonyme Meldewege
Es werden anonyme Meldewege angeboten, um die Identität der Hinweisgeber zu schützen. Diese anonymen Meldewege ermöglichen es den Mitarbeitern, Vorfälle zu melden, ohne ihre Identität preisgeben zu müssen. Dies fördert eine Kultur des Vertrauens und der Offenheit im Unternehmen.
Zugangsbeschränkungen
Nur speziell autorisierte Personen haben Zugriff auf vertrauliche Informationen. Diese Zugangsbeschränkungen sind notwendig, um sicherzustellen, dass vertrauliche Daten nicht in die falschen Hände geraten und der Schutz der Hinweisgeber gewahrt bleibt.
Vertraulichkeitserklärung
Alle am Prozess Beteiligten verpflichten sich zur Wahrung der Vertraulichkeit. Dies wird durch das Unterzeichnen von Vertraulichkeitserklärungen sichergestellt, die die Verpflichtung zur Geheimhaltung der im Rahmen des Beschwerdeverfahrens bekannt gewordenen Informationen festschreiben.
Schutz vor Benachteiligung
Antidiskriminierungsrichtlinien
Es gibt klare Richtlinien, die Benachteiligung aufgrund von Beschwerden verbieten. Diese Antidiskriminierungsrichtlinien stellen sicher, dass alle Mitarbeiter fair und gleichberechtigt behandelt werden, unabhängig davon, ob sie Beschwerden vorbringen oder nicht.
Schutzmechanismen
Es werden Mechanismen bereitgestellt, um Hinweisgeber vor Repressalien zu schützen, wie z.B. die Möglichkeit, Beschwerden anonym zu melden. Diese Schutzmechanismen gewährleisten, dass Mitarbeiter keine Nachteile befürchten müssen, wenn sie Regelverstöße melden. Hierzu gehört auch die Unterstützung durch das Management und der klare Rückhalt durch die Unternehmensleitung.
Umwelt
Umweltschutz
Wir setzen uns dafür ein, unseren ökologischen Fußabdruck zu minimieren, indem wir nachhaltige Ressourcen und Technologien einsetzen, um den Verbrauch von Energie und Rohstoffen zu reduzieren, Abfall zu minimieren und Emissionen zu kontrollieren. Unser Ziel ist es, kontinuierlich unsere Umweltleistung zu verbessern und einen positiven Beitrag zum Umweltschutz zu leisten.
Treibhausgasemissionen
Wir verpflichten uns, die Treibhausgasemissionen zu reduzieren, Umweltverschmutzung zu vermeiden und Ressourcen effizient zu nutzen. Wir überwachen kontinuierlich unsere Emissionen und arbeiten aktiv an deren Reduktion. Dazu gehört die Einführung energieeffizienter Prozesse, der Einsatz erneuerbarer Energien und die Förderung nachhaltiger Transportlösungen.
Soziales
Arbeitnehmerrechte und -bedingungen
Wir halten uns an alle geltenden Gesetze und Vorschriften in Bezug auf Arbeitnehmerrechte und -bedingungen. Wir respektieren die Rechte unserer Mitarbeiter und bemühen uns um sichere und gesunde Arbeitsbedingungen. Wir fördern Diversität, Gleichstellung und Chancengleichheit am Arbeitsplatz und schaffen eine inklusive Arbeitsumgebung, in der sich alle Mitarbeiter wohlfühlen und ihr volles Potenzial entfalten können.
Soziales Engagement
Wir engagieren uns für soziale Projekte, unterstützen Wohltätigkeitsorganisationen und fördern soziale Verantwortung und Nachhaltigkeit. Wir investieren in Bildung und Wissenschaft und unterstützen die lokale Gemeinschaft. Unsere Aktivitäten zielen darauf ab, positive soziale Auswirkungen zu erzielen und einen Beitrag zur Verbesserung der Lebensqualität in den Gemeinden, in denen wir tätig sind, zu leisten.
Governance
Ethik und Integrität
Wir halten uns an hohe ethische Standards und respektieren die Grundsätze der Integrität, Transparenz und Compliance in allen unseren Geschäftspraktiken und -entscheidungen. Wir lehnen jegliche Form von Korruption und Bestechung ab und engagieren uns für faire und ethische Geschäftspraktiken. Unser Handeln basiert auf den Werten Ehrlichkeit, Verlässlichkeit und Verantwortungsbewusstsein.
Transparente Entscheidungsfindung
Unsere Entscheidungsprozesse sind offen und nachvollziehbar, um das Vertrauen unserer Stakeholder zu stärken. Mechanismen zur Aufsicht und Kontrolle stellen sicher, dass unsere Geschäftspraktiken im Einklang mit unseren Unternehmenszielen und -werten stehen. Transparente Berichterstattung und klare Kommunikationswege sind essenziell, um das Vertrauen der Mitarbeiter, Kunden und Partner zu sichern.
Schlussbestimmungen
Diese Compliance-Richtlinie tritt mit Unterzeichnung der gesamten Geschäftsführung in Kraft und gilt ausnahmslos für alle Mitarbeiter in Deutschland, Österreich, Schweden, Rumänien und Tschechien. Sie wird regelmäßig überprüft und bei Bedarf aktualisiert, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen Anforderungen und unternehmerischen Bedürfnissen entspricht.